Finden. Verstehen. Erledigen.

1. Grundlagen: Wer sieht was?

Kyro passt sich deinem Unternehmen an. Sichtbare Menüpunkte und mögliche Aktionen richten sich nach aktivierten Modulen und deinen Berechtigungen. Wenn ein Bereich in diesem Handbuch beschrieben wird, bei dir aber fehlt, ist das normalerweise kein Fehler.

Status und Badges

Farben, Zähler und Statuschips zeigen Handlungsbedarf. Ein Badge an Inbox, Aufgaben, Chat, Anfragen oder Einsätzen bedeutet, dass dort etwas offen oder neu ist. Technische Berechtigungsnamen werden Endnutzern nicht angezeigt.

2. Registrierung, Einladung und erster Start

Neues Unternehmen registrieren

Als eingeladene Person starten

Öffne den persönlichen Einladungslink, lege dein Passwort fest und melde dich an. Einladungscodes sind begrenzt und nicht übertragbar. Ist ein Link abgelaufen oder bereits benutzt, fordere bei deiner Administration eine neue Einladung an.

Anmelden und Passwort zurücksetzen

Die Anmeldung erfolgt über E-Mail und Passwort. Über „Passwort vergessen“ erhältst du einen zeitlich begrenzten Link. Eine Passwortänderung oder administrative Sperre beendet bestehende Sitzungen.

3. Navigation auf Smartphone und Desktop

Auf großen Bildschirmen nutzt du den seitlichen Drawer. Er kann zu einer Icon-Leiste verkleinert werden; Auswahl, Badges und Scrollposition bleiben erhalten. Auf Smartphones liegen die wichtigsten Bereiche in der unteren Navigation, weitere Punkte im Menü.

Zurück und Direktlinks

Detailseiten besitzen eine sichtbare Zurück-Aktion. Öffnest du einen Link direkt aus einer E-Mail, führt „Zurück“ im Zweifel in die passende Übersicht statt auf eine leere Seite.

Suche, Filter und Detailspalte

Operations-Listen besitzen Sofortsuche, Kennzahlen und Filter. Auf Desktop erscheint oft rechts eine feste Detailspalte. Mobil öffnest du denselben Inhalt als Detailseite oder Dialog; keine fachliche Aktion entfällt.

4. Home und Team-Zentrale

Dein persönlicher Start

Home fasst deinen Tag zusammen: heutige Schicht, Kolleginnen und Kollegen, Abwesenheiten, offene Aufgaben, neue Nachrichten, Beiträge und den nächsten Urlaub. Karten führen direkt in den passenden Bereich.

Team-Zentrale

Teamleitungen sehen Anwesenheit, heutige Besetzung, offene Freigaben und relevante Aufgaben ihrer verantworteten Teams. Exakte Arbeitszeiten erscheinen nur mit passender Berechtigung; ein Anwesenheitsstatus allein gibt keine Zeitdetails frei.

Teams

Die Teamansicht zeigt Mitglieder, Zuständigkeiten und Erreichbarkeit. Personen können mehreren Teams angehören. Teamleiter sehen ausschließlich den erlaubten Organisationsbereich.

5. Inbox: Entscheidungen an einem Ort

Die Inbox bündelt Vorgänge, bei denen du aktiv entscheiden oder nacharbeiten musst. Sie ist in drei Perspektiven gegliedert.

Nach Beginn einer Schicht oder eines Einsatzes nicht beantwortete Anfragen können nicht nachträglich bedient werden und erscheinen als „Nicht beantwortet“. Chat und normale Aufgaben gehören nicht in die Inbox.

6. Arbeitszeit erfassen und korrigieren

Start, Pause, Fortsetzen, Stoppen

Öffne „Arbeitszeit“ und starte deinen Arbeitstag. Aktive Zeiten werden geräteübergreifend serverseitig geführt. Pausen werden getrennt erfasst. Ein zweiter paralleler Start ist ausgeschlossen.

Korrekturen

Fehlende oder falsche Zeiten reichst du als Korrektur ein. Die zuständige Person genehmigt oder lehnt ab; Status und Verlauf bleiben nachvollziehbar. Nach einer Monatsfreigabe ist der Zeitraum gesperrt.

Soll-Ist-Auswertung

Berechtigte Rollen vergleichen Sollzeit, erfasste Arbeitszeit und Abweichung. Exporte stehen nur den dafür freigegebenen Personen zur Verfügung.

7. Dienstplan und Schichten

Der Dienstplan zeigt Schichten wochen- und teambezogen. Status machen Entwürfe, veröffentlichte Planung, Abwesenheiten und Besetzung sichtbar.

Für Mitarbeitende

• Eigene Schichten und relevante Teamplanung ansehen.
• Eine Vertretung oder einen Schichttausch anfragen.
• Freigaben und Antworten in der Inbox verfolgen.

Für Planungsverantwortliche

• Schichten anlegen, besetzen, ändern und veröffentlichen.
• Verfügbarkeit, Urlaub und Krankheit bei der Planung berücksichtigen.
• Tauschvorgänge im erlaubten Bereich steuern: eigene Teams, eigener Standort oder gesamtes Unternehmen.

8. Aufgaben und persönliche To-dos

Aufgaben

Aufgaben können einer Person oder einem Team zugewiesen werden. Sie besitzen Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeit, Status, Anhänge und Kommentare. Berechtigte Personen erstellen, bearbeiten oder schließen Aufgaben; Beteiligte arbeiten im Kommentarverlauf zusammen.

Persönliche To-dos

To-dos sind deine private Merkliste. Sie stehen jedem aktiven Benutzer zur Verfügung, benötigen kein Modul und sind für andere Personen im Unternehmen nicht sichtbar.

Praktischer Ablauf

9. Operations: vom Kundenkontakt bis zur Zahlung

Operations verbindet Calls, Anfragen, Angebote, Vorgänge, Aufträge, Einsätze, Nacharbeiten, Rechnungen, Kunden, Finanzen und Fuhrpark. Die Übersicht priorisiert das Tagesgeschäft und offenen Handlungsbedarf.

Vorgangsakte und Auftrag unterscheiden

Die Vorgangsakte ist die vollständige kaufmännische Kundenakte mit Kommunikation, Dokumenten, Einsätzen, Zahlungen und Verlauf. Der Auftrag ist die operative Ausführung mit Leistung, Ressourcen und Nacharbeiten. Beide besitzen eigene Status.

Vorgangsnummer

Jeder Geschäftsfall erhält eine eindeutige Nummer. Sie verbindet alle vorhandenen Schritte. Nicht jeder Vorgang braucht Angebot, Auftrag und Rechnung; Schritte können bewusst ausgelassen werden.

10. Calls, Anfragen und Kundenfragen

Calls

Bei aktivierter Telefonie erscheinen eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe. Berechtigte Personen können Kunden zuordnen, Notizen erfassen und aus einem Gespräch einen Vorgang anlegen.

Anfrage erfassen

Erfasse Kontakt, Anliegen, gewünschte Leistungen, Priorität und Anhänge. Bestehende Kunden lassen sich auswählen; neue Kontaktdaten können als Kunde übernommen werden.

Kundenfragen

Für strukturierte Vorabinformationen können eigene Fragen definiert werden. Der Kunde beantwortet sie über einen sicheren Link und kann Bilder hochladen. Antworten, Zeitpunkt und Bilder erscheinen direkt in der Vorgangsakte.

Nächster Schritt

Aus einer Anfrage kannst du ein Angebot oder direkt einen Auftrag beziehungsweise eine Rechnung erzeugen. Stornierte Anfragen bleiben historisch erhalten und können wieder geöffnet werden.

11. Angebote erstellen und online annehmen lassen

Online-Reaktion

Der Kunde öffnet einen sicheren, zeitlich begrenzten Link, nimmt an oder lehnt ab und kann Nachricht oder Terminvorschlag ergänzen. Ergebnis und Zeitpunkt werden in Kyro dokumentiert. Bei Ablehnung kann eine gebrandete Bestätigung vorbereitet werden.

12. Aufträge, Einsätze und Nacharbeiten

Auftrag

Ein Auftrag bündelt Leistungsumfang, Priorität, Einsätze, Ressourcen und Nacharbeiten. Über den Vorgangsverweis erreichst du Angebot, Rechnung, Zahlung und den vollständigen Verlauf.

Einsatz planen

Wähle Datum, Zeit, Adresse, Mitarbeitende, Fahrzeug und Leistungsumfang. Ein Einsatz kann zunächst als Entwurf ohne Zuweisung gespeichert werden. Erst verbindliche Planung löst Belegung, Zustellung und Statusänderungen aus.

Einsatz erhalten und beantworten

Zugewiesene Mitarbeitende sehen den Einsatz in der Kyro-App und der Inbox. Je nach Konfiguration können sie annehmen oder ablehnen. WhatsApp ist ein optionaler zusätzlicher Kanal; die App bleibt die zentrale Quelle.

Vor Ort

Öffne Einsatzdetails, Adresse und Leistungsumfang. Dokumentiere Bilder in unternehmenseigenen Kategorien wie Vorher, Nachher, Schaden oder Dokumentation. Dateien bleiben dem konkreten Einsatz zugeordnet.

Abschluss und delegierte Rechnung

Schließe den Einsatz mit Ergebnis und optionalem Kommentar ab. Wenn die Administration es erlaubt, kann eine zugewiesene Person danach genau eine Rechnung aus dem gespeicherten Leistungsumfang finalisieren und versenden.

Nacharbeiten

Offene Nacharbeiten bleiben trotz Einsatz- oder Auftragsabschluss sichtbar. Erfasse Verantwortliche und Kommentar; der Abschluss speichert Person und Zeitpunkt unveränderlich.

13. Rechnungen, Zahlungen und Finanzen

Rechnung erstellen

Rechnungen können frei, aus Anfrage, Auftrag oder Einsatz entstehen. Firmendaten, Kunde, Positionen, Steuer, Zahlungsziel und optionaler Dokumenttext werden in der Vorschau geprüft. Nach Finalisierung bleibt der Inhalt unverändert.

Versand und Zustellung

Kyro speichert jeden Zustellversuch. Fehler bleiben sichtbar, werden technisch erneut versucht und können bewusst erneut versendet werden. Ein erneuter Versand ersetzt keine Historie.

Zahlungen

Erfasse vollständige oder teilweise Zahlungseingänge. Der aggregierte Zahlungsstand erscheint in Rechnung und Vorgangsakte. Optional kann die Rechnung einen EPC-konformen SEPA-Zahlungs-QR enthalten.

Finanzen

Die Finanzansicht trennt Umsatz, tatsächliche Einnahmen, Ausgaben und Überschuss. Berechtigte Personen erfassen manuelle Einnahmen und Ausgaben, prüfen Cashflow sowie Kategorien und erstellen Exporte.

14. Kunden und Leistungskatalog

Kunden

Speichere Firma oder Name, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon und interne Hinweise. Die Kundenakte zeigt zugehörige Vorgänge und führt schnell in neue Anfragen oder Dokumente.

Leistungskatalog

Lege wiederkehrende Leistungen mit Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und Steuer an. Beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen werden sie als Ausgangspunkt übernommen und dürfen im konkreten Dokument angepasst werden.

Dubletten vermeiden

Suche vor dem Anlegen nach Name, E-Mail oder Telefonnummer. So bleiben Vorgänge, Umsätze und Kommunikation in einer gemeinsamen Kundenhistorie.

15. Fuhrpark, GPS und Live-Karte

Der Fuhrpark verwaltet Fahrzeuge und zeigt Verfügbarkeit, Reservierung oder laufenden Einsatz aus echten Belegungen. Der Wochenplan macht Überschneidungen sichtbar; Konflikte werden vor dem Speichern eines Einsatzes angezeigt.

Live-Karte

Bei aktiviertem Modul sehen berechtigte Disponenten verbundene Fahrzeuge und optional geocodierte Einsatzadressen eines gewählten Tages. Für einen Einsatz werden nahe Fahrzeuge als Luftlinienvergleich angezeigt.

Zweiter Bildschirm

Die laufend aktualisierte Kartenansicht kann in einem eigenen Browserfenster geöffnet werden, damit Karte und Einsatzplanung parallel sichtbar bleiben.

16. Chat, Feed und Telefonie

Chat

Direkt- und Teamchats unterstützen laufende Abstimmung. Ungelesene Nachrichten erhöhen den Badge. Nutze für verbindliche fachliche Entscheidungen die dafür vorgesehenen Vorgänge statt nur einer Chatnachricht.

Interne Audioanrufe

Öffne einen Direktchat und tippe auf das Telefonsymbol, um die Person intern über Kyro anzurufen. Im Gespräch kannst du Mikrofon und Lautsprecher steuern. Gruppen und externe Telefonnummern werden nicht angerufen; Kyro zeichnet das Gespräch nicht auf.

Feed

Unternehmensbeiträge informieren Teams oder das ganze Unternehmen. Berechtigte Personen erstellen und bearbeiten Beiträge mit Bildern. Neue Beiträge werden markiert; eine erzwungene Lesebestätigung gibt es nicht.

Sipgate-Telefonie

Nach Verbindung kann Kyro Anrufe anzeigen und auslösen. Bei ausgehenden Gesprächen klingelt zuerst das konfigurierte Endgerät; nach Annahme wird die Verbindung hergestellt.

17. Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten

Urlaub beantragen

Wähle Zeitraum, optional halbe Tage und Vertretung. Kyro zeigt Anspruch und Status. Der Antrag liegt in „Eingereicht“, die zuständige Person entscheidet in „Zu erledigen“.

Krankmeldung

Erfasse Beginn, erwartetes Ende und die in deinem Betrieb verlangten Angaben. Sichtbarkeit und Bearbeitung sind auf berechtigte Personen begrenzt. Medizinische Details gehören nicht in freie Notizen, sofern sie nicht zwingend benötigt werden.

Planungswirkung

Genehmigte Abwesenheiten erscheinen in Dienstplan und Teamübersicht. Urlaubsanspruch, Arbeitszeitmodell und mögliche Feiertagsarbeit werden von der Administration gepflegt.

18. Dokumente und Wissen

Dokumente

Unternehmensdateien werden zentral abgelegt und nach Berechtigung angezeigt. Uploads werden geprüft; Downloads erfolgen über kurzlebige Freigaben. Lade nur betriebliche Inhalte hoch, für die eine zulässige Speicherung besteht.

Wissen

Im Wiki entstehen dauerhaft auffindbare Anleitungen, Standards und Antworten. Berechtigte Personen erstellen und bearbeiten Artikel. Verwende klare Titel und trenne dauerhaftes Wissen von kurzfristigen Feed-Beiträgen.

19. Benachrichtigungen und Präsenz

Die Glocke sammelt persönliche Ereignisse. Einträge können einzeln oder gesammelt als gelesen markiert werden; Badge und Liste aktualisieren sich unmittelbar.

Was wohin gehört

• Inbox: Entscheidungen und Freigaben.
• Benachrichtigungen: persönliche Hinweise auf Ereignisse.
• Chat: Nachrichten und Abstimmung.
• Aufgaben: konkrete Arbeit mit Verantwortlichkeit.

Der Online- beziehungsweise Präsenzstatus unterstützt Zusammenarbeit, ist aber kein Ersatz für Zeiterfassung oder eine arbeitsrechtliche Anwesenheitskontrolle.

Profil und persönliche Einstellungen

Im persönlichen Bereich änderst du Profilbild und deine eigenen Darstellungspräferenzen. Je nach Gerät kannst du zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild wechseln. Unternehmensdaten, Rollen oder Abrechnung sind davon getrennt und nur mit administrativer Berechtigung änderbar.

20. Administration des Unternehmens

Benutzer und Einladungen

Lege einzelne Einladungen an, bereite mehrere Personen vor oder verwende die Excel-Vorlage. Importfehler werden als Report ausgegeben. Aktive, blockierte und inaktive Personen bleiben für historische Daten erhalten.

Teams, Standorte und Rollen

Ordne Personen mehreren Teams zu, bestimme Teamleitungen und verwalte Standorte. Rollen bündeln dynamische Berechtigungen. Vergib nur Rechte, die für die tatsächliche Aufgabe erforderlich sind.

Module

Aktiviere nur benötigte Module. Deaktivierte Bereiche verschwinden aus Navigation und Nutzung, vorhandene Daten werden dadurch nicht unkontrolliert gelöscht.

Unternehmensdaten und Branding

Pflege Firma, Anschrift, Kontakt, Steuerdaten, Bankverbindung, Zahlungsziel, Logos und Farben. Diese Angaben werden für Navigation, Angebote, Rechnungen und E-Mails verwendet.

Arbeitszeit und Urlaub

Konfiguriere Arbeitszeitmodelle, Standardmodell, Feiertagsbehandlung und individuelle Urlaubsansprüche. Änderungen sollten vor dem produktiven Einsatz intern geprüft werden.

Navigation

Die sichtbare Drawer- und Bottom-Bar-Struktur kann zentral geordnet und bezeichnet werden. Maximal fünf Einträge erscheinen in der mobilen Bottom-Bar.

21. Integrationen verbinden

WhatsApp Business

Aktiviere zuerst das Modul und hinterlege Business Account, Telefonnummern-ID und System-User-Token. Richte anschließend den angezeigten Meta-Webhook ein. WhatsApp ergänzt die App-Zustellung und kann Einsatzantworten zurück an Kyro übertragen.

Sipgate

Verbinde das Unternehmenskonto über den OAuth-Dialog und wähle das Endgerät für ausgehende Gespräche. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.

GPS-Anbieter

Verbinde den unterstützten Anbieter und ordne externe Fahrzeug-IDs den Kyro-Fahrzeugen zu. Erst danach erscheinen Positionen auf der Live-Karte.

Rechnungs- und Plattformdienste

Zahlung, E-Mail und Dateispeicher werden zentral bereitgestellt. Zugangsdaten gehören niemals in Aufgaben, Chats oder freie Notizen. Bei einem Providerwechsel müssen Zustellung, Upload und Webhooks getestet werden.

22. Abonnement, Lizenzen und Abrechnung

Kyro wird pro Lizenz abgerechnet. Der aktuelle Preis, Mindestumfang, Abrechnungsintervall und die nächste Verlängerung erscheinen in der Abo-Verwaltung.

Lizenzanzahl ändern

Erhöhungen schaffen Platz für weitere aktive Personen. Bei Reduzierungen prüft Kyro, ob ausreichend Lizenzen frei sind. Sperre oder deaktiviere nicht benötigte Konten bewusst, ohne historische Daten zu löschen.

Kündigung

Eine geplante Kündigung zeigt das Vertragsende. Solange möglich, kann sie widerrufen werden. Zahlungs- und Vertragsbelege bleiben nach gesetzlichen Vorgaben erhalten.

Zahlungsportal

Berechtigte Personen verwalten Zahlungsmittel und Rechnungsinformationen über den abgesicherten Zahlungsdienst. Karten- oder Bankdaten werden nicht als frei lesbare Werte in Kyro gespeichert.

23. Was deine Kunden ohne Kyro-Konto tun können

Kundenlinks sind für genau einen Zweck bestimmt und zeitlich beziehungsweise technisch begrenzt. Ein normales Kyro-Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich.

Teile Kundenlinks nur mit dem vorgesehenen Empfänger. Bei einem vermuteten Fehlversand muss der verantwortliche Betrieb den Link widerrufen beziehungsweise neu ausstellen.

24. Konto und sichere Nutzung

• Verwende ein einzigartiges, langes Passwort und teile dein Konto niemals.
• Prüfe Empfänger, Anhänge und Kundenlink vor jedem Versand.
• Speichere keine unnötigen Gesundheits-, Zahlungs- oder Zugangsdaten in Freitexten.
• Melde verlorene Geräte und verdächtige Anmeldungen sofort der Administration.
• Nutze Rollen nach dem Minimalprinzip und prüfe sie regelmäßig.
• Melde dich auf gemeinsam genutzten Geräten ausdrücklich ab.

Sitzungen bleiben bei kurzzeitigen Netzfehlern bestehen und erneuern Zugriffstoken transparent. Abmeldung, Sperre, Passwortänderung oder administrativer Widerruf beendet die Sitzung sicher.

25. Fehler selbst lösen und Hilfe erhalten

Ein Menüpunkt fehlt

Prüfe zuerst mit deiner Administration, ob Modul und Berechtigung aktiv sind. Aktualisiere danach die App beziehungsweise melde dich neu an.

Daten laden nicht

Prüfe deine Internetverbindung und versuche die Ansicht erneut. Wiederhole keine Zahlung oder Finalisierung blind; kontrolliere zuerst, ob der Vorgang bereits gespeichert wurde.

E-Mail oder WhatsApp kam nicht an

Öffne den Zustellstatus am Vorgang. Prüfe Empfängerangabe und Providerverbindung. Berechtigte Personen können einen fehlgeschlagenen Versand erneut anstoßen.

App wirkt veraltet

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